Jean-François Boucher, chef du Service des registres du domaine de l’État Ministère des Ressources naturelles
Le Greffe de l’arpenteur général du Québec est un registre public qui contient les documents préparés sous l’autorité de l’arpenteur général du Québec et selon ses instructions. Ces documents décrivent les travaux d’arpentage effectués sur les terres du domaine de l’État depuis la fin du régime français. Ils servent à représenter le morcellement des terres, à rétablir les arpentages dans les cantons (townships) et sur certaines portions de la frontière provinciale ou à décrire les limites de certains territoires administratifs ou à statuts juridiques particuliers. Dans les années 90, un système de gestion a été développé afin de rechercher l’information dans une base de données descriptives pour permettre la diffusion des documents. Afin d’assurer la pérennité du registre, d’optimiser sa gestion et d’améliorer la prestation de services à la clientèle, le Bureau de l’arpenteur général du Québec a entrepris de moderniser le système en passant à l’ère du numérique. La solution retenue a été de numériser les documents d’archives existants, d’introduire la signature numérique pour les documents préparés après juin 2013, d’utiliser la géomatique afin de référencer l’information et de conserver les documents numériques dans une application corporative de gestion électronique de documents. Dès avril 2014, une application Web permettra à la clientèle d’effectuer des recherches géolocalisées de documents, de consulter ces documents en ligne ou de les commander afin d’en obtenir une copie. Enfin, cette solution permet au Bureau de l’arpenteur général du Québec de respecter ses obligations légales en matière d’archives et de diffusion.
